Trouver de nouveaux locaux pour son entreprise n’est pas toujours chose facile. Il s’agit de faire des compromis entre le montant du loyer et la localisation géographique, afin de rendre l’endroit accessible aux salariés. L’affaire s’avère encore plus compliquée lorsqu’il faut penser à la surface des bureaux : que faut-il prendre en compte ? Y a-t-il des règlementations légales ? Voici quelques éléments de réponse.
Déterminer ses besoins dans un cahier des charges
Que ce soit pour démarrer une activité ou lors d’un déménagement, la recherche de nouveaux locaux professionnels nécessite la rédaction d’un cahier des charges, document utile pour bien définir ses besoins et ne rien oublier. Une fois que vous aurez déterminé vos critères de recherche, vous pourrez vous lancer plus facilement dans la quête de nouveaux bureaux pour votre entreprise.
Dans le tertiaire notamment, une attention particulière sera accordée à la capacité d’accueil en termes de surface des bureaux. Il convient donc de se poser un certain nombre de questions avant d’opter pour des locaux professionnels : combien de personnes travaillent pour votre entreprise ? Quelle place prend le mobilier de bureau que vous possédez ? Avez-vous besoin d’un espace de stockage de matériel, de restauration, de reprographie, de parties communes (sanitaires)… ? Finalement, ayez en tête tous les aspects de votre entreprise et vous arriverez à connaître vos réels besoins en termes d’espace. Vous pourrez ainsi éliminer plus facilement les endroits qui ne conviendront pas à l’exercice de votre activité.
Calculer la surface des bureaux
La capacité d’accueil de vos locaux professionnels découle dans un premier temps du nombre de collaborateurs au sein de votre entreprise. Il convient ensuite de tenir compte de votre culture d’entreprise. Généralement, de nos jours et dans le secteur tertiaire, la tendance est au nomadisme. C’est-à-dire que les employés circulent en intérieur pour trouver divers endroits où exercer leurs missions : bureau personnel ou open space, cabine isolée pour les appels téléphoniques, salle de réunion, espace détente…
Il existe d’ailleurs une règlementation légale qui détermine les surfaces standards pour les différents espaces à mettre à disposition selon le type de pièce et le nombre d’utilisateurs. La norme NF X 35-102 recommande ainsi un minimum de 10 m² par personne dans un bureau individuel ou collectif. L’espace doit bien sûr s’agrandir au fil des équipements et du mobilier qu’on y ajoute. La forme des locaux est aussi à prendre en compte. Pour le bien-être de vos employés, il est donc recommandé d’éviter les pièces tout en longueur, type couloir, pour un bureau. On estime, pour des bureaux de moins de 25 m², que la longueur doit être inférieure à deux fois la largeur.
Enfin, gardez en tête que votre entreprise peut évoluer et grandir en termes de personnel. Calculez une marge d’erreur lors de l’estimation de la surface de vos bureaux d’entreprise. Vous pourriez bien accueillir des stagiaires en durée limitée, des freelances ou même de nouveaux collaborateurs recrutés pour renforcer la capacité de production de votre entreprise. Vos bureaux devront donc avoir un espace suffisant pour les accueillir. C’est plus économique que de déménager une nouvelle fois.
