Pour réussir une réunion de travail, il faut que tous les participants, orateur comme auditoire, soient directement impliqués. Les objectifs sont essentiels, ils doivent être explicites et clairement définis. Une fois identifiés, les participants sont conviés par écrit. Si certains documents sont concernés, ils seront joints par mail à l’invitation. Côté participants, le papier est une fourniture de bureau indispensable à la prise de notes alors que l’orateur aura recours à un tableau blanc ou un paperboard.
Organisation et maîtrise
L’orateur doit maîtriser son sujet, suivre minutieusement son plan et, éventuellement, gérer son auditoire. Les participants doivent être ponctuels et attentifs. Si le plan de la réunion prévoit des interventions, celles-ci doivent se conformer aux recommandations de l’orateur, en termes de contenu et de durée de parole. Si la réunion se prolonge au-delà d’une heure, une pause intermédiaire peut être envisagée.
Objectifs et compte-rendu
Les objectifs sont rappelés en début de réunion et devront être atteints à la fin. C’est la raison de se réunir autour d’une table de réunion. Le fait de respecter la trame et le timing maintient l’orateur sur des rails et empêche les dérives comme les débats stériles. La fin de la réunion peut être marquée par un échange de quelques minutes, afin d’éclaircir certains points de détails. Pour valider que les objectifs sont atteints, il faut prévoir un compte-rendu qui le stipule et résume les informations importantes de la réunion.
