choisir son destructeur de document

Le destructeur de documents – ou déchiqueteuse – depuis toujours utilisé en entreprise pour protéger les données confidentielles, devient en 2018 un équipement indispensable avec l’arrivée de la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Voyons en quelques lignes pourquoi une entreprise doit s’équiper d’un destructeur, quels sont les différents types de destructeurs, comment choisir un destructeur de documents, avec quelles marques et à quel budget peut-on s’équiper d’un destructeur ou destructeurs de document professionnel.

Pourquoi s’équiper d’un destructeur de documents en entreprise ?

D’abord parce que la corbeille à papier n’est pas une solution sûre pour faire disparaître des documents comprenant des données confidentielles ou sensibles : copies de devis ou factures, courriers administratifs, copies de fiches de paye, dossiers prospects ou clients… n’ont pas à se retrouver dans la nature, ni à être lues par des tiers.

La loi impose d’ailleurs la destruction de certains types de documents (dossiers médicaux, assurance…)

Plus encore en 2018, l’arrivée du Règlement européen Général sur la Protection des Données (alias RGPD ou GPDR) va imposer aux entreprises de détruire les données personnelles « zombies », c’est à dire tous fichiers papier (ou dématérialisés) présentant des données personnelles (clients, prospects, fournisseurs, employés, candidats…) non utilisés ou non nécessaires ou stockés sans le consentement de la personne. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée sur le site de la CNIL. Une réglementation complexe et longue à mettre en œuvre, mais de laquelle se dégage déjà une certitude absolue : les destructeurs de documents papier ne vont pas chômer.

Bon nombre de sociétés vont proposer dans ce cadre des prestations de destruction pour les entreprises, facturées à coûts important. Une solution économique consiste à vous équiper d’un destructeur de document professionnel, de mettre en place une procédure de destruction rigoureuse, et consigner le tout dans un registre des données.

Les normes qui s’appliquent aux destructeurs de documents

La norme DIN 66399 définit les différents niveaux de sécurité des destructeurs. Elle se décline en plusieurs niveaux, répondant chacun à des exigences de sécurité de plus en plus fortes. Un des paramètres étant par exemple la largeur des bandes découpées.

Classe 1 : niveau de sécurité normal

–    Classe 1 – P1 (ex DIN 1) :largeur de découpe de 12mm maximum.
–    Classe 1 – P2 (ex DIN 2) : bandes de largeur 6 mm maximum
–    Classe 1 – P3 (ex DIN 3) : largeur maximale : 2 mm

Classe 2 : niveau de sécurité élevé, respectant les obligations légales de l’entreprise, ou destiné à lutter contre la divulgation de documents représentant un risque pour l’entreprise ou pour l’individu
P4 ou P5

Classe 3 : Protection la plus élevée
P6 ou P7

Destructeur de documents papier : comment ça marche, comment choisir ?

Si le destructeur de document repose sur un mécanisme simple (un système de découpe en lamelles ou confettis, actionné manuellement ou électriquement, et une corbeille pour stocker les chutes de papier), tous n’ont pas les mêmes performances ; notamment en terme de capacités de feuilles ou d’épaisseur de documents à détruire.

Le principal critère de choix repose donc sur le volume de documents que vous aurez à détruire. Entre une utilisation occasionnelle ou un process de destruction automatisée à grand volume, votre choix va varier. Pour détruire 20 pages par jour, un destructeur manuel peut être suffisant, et vous pouvez vous contenter d’un petit volume de corbeille.  Le besoin ne sera pas le même pour un volume de 150 à 1000 feuilles par jour. Là, vous apprécierez un destructeur acceptant une épaisseur de feuilles plus importantes, et intégrant un grand réceptacle pour éviter de devoir le vider trop souvent.

L’épaisseur (ou nombre de feuilles acceptées) est donc un élément important, qui détermine le plus souvent la montée en gamme.

Par exemple ici, dans la marque Fellowes,
–    un destructeur acceptant 1 feuille à la fois
–    un destructeur acceptant jusqu’à 10 feuilles à la fois

 

En vidéo ci-dessus, une démonstration du fonctionnement d’un destructeur de documents.

Les marques et les gammes de destructeurs de documents disponibles chez Top Office.

De moins de 24€ HT à plus de 3000€ HT : chez Top Office, votre choix se fait parmi une des gammes les plus larges de destructeurs de documents.

Comme détaillé ci-dessus, les différences portent sur :
–    mécanisme manuel / mécanisme électrique
–    nombre de feuilles en simultané : de 1 à plus de 50
–    nombre de feuilles à détruire dans la corbeille : de 6 à 750 feuilles
–    coupe en lanières ou coupe croisée
–    Classe 1 – P1, P2, P3….
–    Mécanisme de sécurité ou non
–    Bruit / silence
–    Système anti-bourrage
–    …

Toute la gamme des destructeurs de document est à découvrir ici.

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